審核不符合項怎麼處理？品質新人必看的改善指南
審核不符合項怎麼處理？品質新人必看的改善指南
無論是 ISO 9001、ISO 14001、ISO 45001、ISO 22000、ISO 13485、IATF 16949，甚至客戶稽核、VDA 6.3 稽核，幾乎所有企業都曾收到過「不符合項（Nonconformity）」。
很多品質新人第一次看到不符合報告時，往往會緊張甚至害怕。
認為被開缺失代表公司做得很差。
事實上，不符合項並不可怕。
真正危險的是不知道如何處理不符合項，導致相同問題一再發生。
本文將從實務角度說明不符合項的類型、處理流程與常見錯誤，幫助品質新人快速掌握改善邏輯。
一、什麼是不符合項？
結論：實際狀況與要求不一致，就是不符合項
不符合項（Nonconformity）是指：
實際執行情況未符合標準、程序、法規或客戶要求。
常見不符合來源
例如：
ISO 條款要求
公司程序文件
客戶規範
法規要求
作業標準
只要未達要求，就可能被開立不符合項。
不符合項一定代表產品不良嗎？
不一定。
有些不符合是管理問題。
有些則是產品問題。
兩者不能混為一談。
二、不符合項有哪些類型？
結論：先分清楚嚴重程度
不同稽核機構與客戶定義略有不同。
但通常分為以下類型。
重大不符合（Major NC）
代表系統存在重大失效。
可能影響產品品質或法規符合性。
常見情況
例如：
完全沒有內部稽核
完全沒有管理審查
法規要求未執行
關鍵程序失效
通常需要優先改善。
次要不符合（Minor NC）
代表系統存在局部缺失。
但尚未影響整體運作。
常見情況
例如：
個別紀錄缺失
表單未簽名
文件版本錯誤
通常改善難度較低。
觀察事項（Observation）
不是正式缺失。
但可能成為未來風險。
建議提前改善。
三、收到不符合項後第一步該做什麼？
結論：先確認問題內容
很多新人收到缺失後。
立刻開始修改文件。
其實順序錯了。
第一件事應該做什麼？
確認：
問題事實
發生地點
影響範圍
相關要求
避免誤解稽核員意思。
為什麼重要？
如果問題理解錯誤。
後續改善方向就會全部錯誤。
四、第二步：先做矯正（Correction）
結論：先把眼前問題處理掉
矯正（Correction）與矯正措施（Corrective Action）不同。
很多新人最容易搞混。
矯正是什麼？
直接消除已發生問題。
例如：
補簽名
補紀錄
更新文件
重做教育訓練
處理眼前異常。
為什麼不夠？
因為問題可能再次發生。
所以還需要進一步分析原因。
五、第三步：找出真正根因
結論：不找根因，問題一定重複發生
這是許多企業改善失敗的原因。
常見錯誤根因
例如：
「員工疏忽」
「忘記執行」
「沒有注意」
這些其實不是根因。
只是現象描述。
如何找真正原因？
可使用：
5 Why
魚骨圖
8D分析
流程分析
找出制度層面的問題。
案例說明
問題：
教育訓練紀錄未完成。
表面原因：
承辦人忘記。
真正原因：
沒有提醒機制。
沒有追蹤制度。
這才是改善重點。
六、第四步：建立矯正措施
結論：避免問題再次發生
找到根因後。
就要建立預防再發機制。
常見矯正措施
例如：
修訂程序文件
建立提醒系統
增加稽核頻率
教育訓練
權責重新分配
改善系統而非改善個人。
如何判斷措施有效？
看問題是否再次發生。
而不是文件是否修改完成。
七、第五步：驗證改善效果
結論：改善完成不代表有效
很多企業做完改善就結案。
卻沒有驗證結果。
如何驗證？
例如：
三個月後重新抽查
下次內部稽核追蹤
KPI監測
客訴趨勢分析
確認問題確實消失。
為什麼重要？
這是 ISO 9001、IATF 16949 強調的改善閉環管理。
八、不符合項改善流程總整理
結論：五步完成改善循環
以下是標準改善邏輯。
不符合項處理流程
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 1 | 確認問題 |
| 2 | 執行矯正 |
| 3 | 分析根因 |
| 4 | 建立矯正措施 |
| 5 | 驗證效果 |
這也是多數認證機構要求的模式。
九、新人最常犯的五個錯誤
結論：改善失敗通常不是能力問題
而是方法錯誤。
常見錯誤
只補文件
沒有改善制度。
把人當根因
忽略流程問題。
沒有驗證效果
改善流於形式。
改善範圍太小
其他部門仍有相同風險。
趕著結案
忽略長期改善。
十、不符合項多久要完成改善？
一般參考時間
| 類型 | 建議時間 |
|---|---|
| 重大不符合 | 15~30天 |
| 次要不符合 | 30~60天 |
| 觀察事項 | 90天內 |
實際依客戶或認證機構要求為準。
十一、企業常見問題 FAQ
Q1：被開不符合項會拿不到證書嗎？
不一定。
大部分情況只要完成改善即可。
Q2：重大不符合一定很嚴重嗎？
代表系統存在重大風險。
需優先處理。
Q3：改善報告一定要用 8D 嗎？
不一定。
可依客戶要求選擇適合工具。
Q4：可以直接修改文件結案嗎？
通常不建議。
必須證明問題根因已消除。
Q5：同樣缺失重複發生會怎樣？
可能被升級為重大不符合。
甚至影響客戶信任。
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下一步如何執行？
如果企業經常在內部稽核、客戶稽核或認證稽核中收到不符合項，建議建立標準化的不符合管理流程，從問題確認、根因分析到改善驗證形成完整閉環管理，避免同樣問題反覆發生。
ODI MORGAN 擁有豐富的 ISO 9001、ISO 14001、ISO 45001、IATF 16949、VDA 6.3 及客戶稽核輔導經驗，可協助企業建立不符合管理制度、改善追蹤機制、8D 報告撰寫及內部稽核能力培養，協助企業有效降低稽核風險並提升管理效能。
如果您希望提升改善能力、降低重複缺失或建立更有效的品質管理系統，歡迎洽詢 ODI MORGAN 專業顧問團隊。
